Jak zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji to niezwykle trudne zadanie, w szczególności dla osób, które pierwszy raz się go podejmują. Dlatego warto powierzyć je specjalistycznym firmom. Agencjom, które posiadają doświadczenie, zespół ludzi odpowiedzialnych za poszczególne zadania, a do tego listę kontaktów do firm, z którymi warto współpracować. Na pierwszym miejscu pod uwagę należy wziąć budżet firmowy. To od niego zależy jaka lokalizacja zostanie wybrana, na jakie atrakcje będą mogli liczyć uczestnicy, jak długo potrwa konferencja i tak dalej. We własnym zakresie trudno jest dobrze wszystko rozplanować, w szczególności jeśli nie do końca wiemy jakie kwestie należy wziąć pod uwagę i z jakimi kosztami będzie się to wiązało. Może się okazać, że finansów na coś braknie. Agencja jest w stanie rozplanować przeznaczone firmowe finanse w taki sposób, by swobodnie opłacić wszystko co niezbędne. Ważna jest lokalizacja. Nie tylko ze względu na wygodną możliwość dotarcia do miejsca przeznaczenia, ale również ze względu na to, czy dany obiekt posiada sala mogące pomieścić daną liczbę uczestników. Sala konferencyjna nie może być ani za mała ani też za dużo. Na zbyt małej nie wszyscy się pomieszczą, z kolei na zbyt dużej, uczestniczy nie będą mieli szansy wymieniać między sobą poglądów, swobodnie dyskutować. Być może czegoś nie dosłyszą bądź nie dojrzą. I tu pojawia się również kwestia sprzętu zarówno pod względem nagłośnienia, jak i oświetlenia. Równie ważny jest catering podczas konferencji, które trwają co najmniej kilka godzin, więc uczestniczy potrzebują coś zjeść jak i się napić. Sala powinna być wyposażona w klimatyzację, by zarówno w upalne dni, jak i w zimowe, zapewnić wszystkim komfort termiczny. Liczy się informacja, która dotrze do osób potencjalnie zainteresowanych przybyciem na taką konferencję oraz materiały reklamowe i informacyjne, które każdy otrzyma na miejscu. Podobnie jak i ośrodek oraz sale, w których odbywają się zajęcia, muszą być odpowiednio oznaczone, by każdy bez problemu dotarł na miejsce.

Polecamy:

organizacja konferencji Trójmiasto Gdańsk Convention Bureau

ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk
tel. +48 58 300-06-59
fax: +48 58 301-66-37
e-mail: convention@gdanskconvention.pl
www.gdanskconvention.pl